Điều hành một công ty TNHH ở Vương quốc Anh

Đối với bất kỳ công ty TNHH nào ở Anh, bạn phải tuân thủ các yêu cầu sau.

Trách nhiệm của giám đốc

Là giám đốc của một công ty TNHH, bạn phải:

• tuân theo các quy tắc của công ty, được thể hiện trong các bài viết của hiệp hội
• giữ hồ sơ công ty và báo cáo thay đổi về cấu trúc công ty, quyền sở hữu hoặc địa chỉ công ty.
• nộp tài khoản của bạn và khai thuế công ty của bạn.
• thông báo cho các cổ đông khác nếu bạn có thể hưởng lợi cá nhân từ một giao dịch mà công ty thực hiện
• nộp thuế công ty

Bạn có thể thuê người khác quản lý một số việc này hàng ngày (ví dụ: kế toán viên) nhưng bạn vẫn chịu trách nhiệm về mặt pháp lý đối với hồ sơ, tài khoản và hiệu suất của công ty bạn. Công ty Offroad có thể hỗ trợ bạn với tất cả các yêu cầu này.

Lấy tiền ra khỏi công ty TNHH

Cách bạn rút tiền ra khỏi công ty tùy thuộc vào mục đích và khối lượng mà bạn lấy ra

Lương, chi phí và lợi ích

Nếu bạn muốn công ty trả cho bạn hoặc bất kỳ ai khác một mức lương, chi phí hoặc lợi ích, bạn phải đăng ký công ty làm chủ.

Công ty phải nhận các khoản đóng góp Thuế thu nhập và Bảo hiểm Quốc gia từ các khoản thanh toán tiền lương của bạn và trả các khoản này cho Công ty Thuế và Hải quan (HMRC), cùng với các khoản đóng góp của Bảo hiểm Quốc gia.

Nếu bạn hoặc một trong các nhân viên của bạn sử dụng cá nhân một cái gì đó thuộc về doanh nghiệp, bạn phải báo cáo nó như một lợi ích và trả bất kỳ khoản thuế nào.

Cổ tức

Cổ tức là một khoản thanh toán mà một công ty có thể thực hiện cho các cổ đông của mình nếu nó đã tạo ra lợi nhuận.

Bạn không thể tính cổ tức là chi phí kinh doanh khi bạn tính thuế Công ty.

Bạn thường phải trả cổ tức cho tất cả các cổ đông.

Để trả cổ tức, bạn phải:

• tổ chức một cuộc họp của giám đốc để tuyên bố cổ tức
• giữ vài phút của cuộc họp, ngay cả khi bạn là giám đốc duy nhất

Giấy tờ cổ tức

Đối với mỗi khoản thanh toán cổ tức mà công ty thực hiện, bạn phải viết một chứng từ cổ tức thể hiện:

• ngày
• Tên công ty
• tên của các cổ đông được trả cổ tức
• số tiền cổ tức

Bạn phải đưa một bản sao chứng từ cho người nhận cổ tức và giữ một bản sao cho hồ sơ của công ty bạn.

Thuế cổ tức

Công ty của bạn không cần phải trả thuế cho các khoản thanh toán cổ tức. Nhưng các cổ đông có thể phải trả Thuế thu nhập nếu họ vượt quá 2.000 bảng.

Khoản vay của giám đốc

Nếu bạn lấy nhiều tiền hơn từ một công ty so với số tiền mà bạn đưa vào - và nó không phải là tiền lương hay cổ tức - thì nó được gọi là ‘cho vay giám đốc”.

Nếu công ty của bạn cho giám đốc vay, bạn phải lưu giữ hồ sơ của họ.

Những thay đổi mà các cổ đông phải chấp thuận

Bạn có thể cần phải khiến các cổ đông bỏ phiếu về quyết định nếu bạn muốn:

• đổi tên công ty
• bãi nhiệm một giám đốc
• thay đổi công ty các bài báo của hiệp hội

Điều này được gọi là ‘vượt qua một độ phân giải. Hầu hết các nghị quyết sẽ cần đa số đồng ý (được gọi là ’độ phân giải thông thường). Một số có thể yêu cầu 75% đa số (được gọi là resolution độ phân giải đặc biệt).

Hồ sơ công ty và kế toán

Bạn phải giữ

• hồ sơ về chính công ty
• hồ sơ tài chính kế toán

Bạn có thể thuê một chuyên gia (ví dụ, một kế toán viên, điền thuế), One IBC Group có thể giúp bạn về tất cả những điều này.

Cơ quan Thuế và Hải quan (HMRC) có thể kiểm tra hồ sơ của bạn để đảm bảo bạn có thể trả đúng số tiền thuế.

Hồ sơ về công ty

Bạn phải giữ chi tiết về:

• giám đốc, cổ đông và thư ký công ty   
• kết quả của bất kỳ phiếu bầu và nghị quyết của cổ đông·        
• hứa hẹn cho công ty trả nợ vào một ngày cụ thể trong tương lai (gỡ lỗi,) và họ phải được trả lại cho ai·        
• Hứa hẹn công ty thực hiện thanh toán nếu có sự cố xảy ra và đó là lỗi của công ty (lỗi bồi thường)·        
• giao dịch khi ai đó mua cổ phiếu trong công ty·        
• các khoản vay hoặc thế chấp được bảo đảm đối với tài sản của công ty

Đăng ký người có quyền kiểm soát quan trọng

Bạn cũng phải giữ một sổ đăng ký người có quyền kiểm soát quan trọng (PSC). Đăng ký PSC của bạn phải bao gồm chi tiết của bất kỳ ai:

• có hơn 25% cổ phần hoặc quyền biểu quyết trong công ty của bạn·        
• có thể bổ nhiệm hoặc bãi bỏ đa số giám đốc·        
• có thể ảnh hưởng hoặc kiểm soát công ty hoặc niềm tin của bạn

Bạn vẫn cần giữ một bản ghi nếu không có người có quyền kiểm soát đáng kể

Đọc thêm hướng dẫn về việc giữ sổ đăng ký PSC nếu quyền sở hữu và kiểm soát của công ty bạn không đơn giản.

Sổ sách kế toán

Công ty phải giữ lại sổ sách kế toán bao gồm:

• tất cả chứng từ thu chi tiền của công ty
• bảng khai chi tiết các tài sản thuộc sở hữu công ty
• chứng từ về các khoản vay hoặc cho vay của công ty
• hàng tồn kho cuối kỳ kế toán
• biên bản kiểm kê hàng tồn kho
• chứng từ lưu trữ tình trạng hàng hóa mua vào bán ra
• danh sách khách hàng, nhà cung cấp (trừ trường hợp công ty là doanh nghiệp bán lẻ)

Công ty cũng phải giữ lại các chứng từ, thông tin, biên bản liên quan đến tình hình tài chính của công ty để nộp Báo cáo kế toán. Những chứng từ này ghi lại:

• tất cả các khoản chi tiêu của công ty, ví dụ như biên lai, sổ theo dõi thu chi tiền mặt, các đơn đặt hàng và phiếu giao hàng
• tất cả các khoản tiền mà công ty nhận được, ví dụ hóa đơn, hợp đồng, sổ cái bán hàng hoặc các cuộn chi phiếu
• bất kỳ tài liệu nào có liên quan nào khác, bao gồm cả sao kê  ngân hàng và chứng từ khác

Tuyên bố xác nhận (lợi nhuận hàng năm)

Bạn cần kiểm tra xem thông tin mà Công ty House có về công ty của bạn chính xác hàng năm không. Đây được gọi là tuyên bố xác nhận (trước đây là tiền lãi hàng năm).

Kiểm tra thông tin của công ty bạn

Bạn cần phải kiểm tra những mục sau:

• các chi tiết về văn phòng đã đăng ký, giám đốc, thư ký và địa chỉ nơi bạn lưu giữ hồ sơ
• báo cáo vốn và thông tin cổ đông của bạn nếu công ty bạn có cổ phần
• mã SIC của bạn (số xác định công ty của bạn làm gì)
• đăng ký của người có quyền kiểm soát đáng kể (PSC)

Gửi tuyên bố xác nhận của bạn

Phí chính phủ từ 40 GBP

Nếu bạn cần báo cáo sự thay đổi

Bạn có thể báo cáo các thay đổi về báo cáo vốn, thông tin cổ đông và mã SIC cùng một lúc.

Bạn không thể sử dụng tuyên bố xác nhận để báo cáo các thay đổi đối với:

• công ty của bạn
• địa chỉ văn phòng đã đăng ký
• địa chỉ nơi bạn lưu giữ hồ sơ của bạn
• những người có quyền kiểm soát đáng kể

Bạn phải nộp riêng những thay đổi đó với Công ty House.

Khi nó đến hạn

Bạn sẽ nhận được một thông báo qua email hoặc thư nhắc nhở đến văn phòng đăng ký của công ty bạn khi đến hạn tuyên bố xác nhận của bạn.

Ngày đáo hạn thường là một năm sau một trong hai:

• ngày công ty bạn hợp nhất
• ngày bạn nộp tờ khai hàng năm hoặc tuyên bố xác nhận cuối cùng

Bạn có thể nộp tuyên bố xác nhận của mình tối đa 14 ngày sau ngày đáo hạn..

Bảng hiệu, văn phòng phẩm và tài liệu quảng cáo

Dấu hiệu

Bạn phải hiển thị một dấu hiệu cho thấy tên công ty của bạn tại địa chỉ công ty đã đăng ký và bất cứ nơi nào doanh nghiệp của bạn hoạt động. Nếu bạn đang điều hành doanh nghiệp của mình từ nhà, bạn không cần phải hiển thị một dấu hiệu ở đó.

The sign must be easy to read and to see at any time, not just when you’re open.

Văn phòng phẩm và tài liệu quảng cáo

Bạn phải bao gồm tên công ty của bạn trên tất cả các tài liệu, công khai và thư của công ty.

Trên thư kinh doanh, mẫu đơn đặt hàng và trang web, bạn phải hiển thị:

• số đăng ký của công ty
• địa chỉ văn phòng đã đăng ký
• nơi công ty được đăng ký (Anh và xứ Wales, Scotland hoặc Bắc Ireland)
• thực tế là nó có một công ty TNHH (thường bằng cách đánh vần tên đầy đủ của công ty, bao gồm ‘Limited hoặc‘ Ltd Ltd)

Nếu bạn muốn bao gồm các tên giám đốc, bạn phải liệt kê tất cả chúng.

Nếu bạn muốn cho công ty của bạn thấy vốn cổ phần của bạn (bao nhiêu cổ phiếu có giá trị khi bạn phát hành chúng), bạn phải nói rằng đã trả bao nhiêu tiền (được sở hữu bởi các cổ đông).

Xem thêm

• Hướng dẫn đặt tên công ty ở Anh
• Thành lập công ty tại Anh Quốc